OLEH : Bambang Haryanto- Praktisi Human Resources (HR)
PENDEKATAN untuk menghasilkan organisasi atau perusahaan sesuai dengan visi, misi dan nilai (VMN) yang telah dicanangkan oleh founder, share holder, maupun stake holder secara umum biasa dilakukan melalui dua hal yaitu; pendekatan yang berorientasi kepada process atau sering disebut dengan Management By Process (MBP) dan pendekatan yang berorientasi kepada hasil atau people atau sering disebut juga dengan Management By Objective (MBO).
Dalam pelaksanaanya dua pendekatan ini tidak bisa dipisahkan satu sama lainnya karena memiliki keterkaitan yang sangat erat, dimana proses merupakan jalan atau cara untuk mencapai visi, misi dan nilai serta tujuan dan ukuran objective people sebagai aktor yang melakukan dan menjalankan proses tersebut sesuai fungsinya yang telah didesain sesuai kebutuhan organisasi atau perusahaan dan tentunya harus selaras dengan VMN.
Dalam pelaksanaannya MBP dituangkan dalam bentuk Sistem Operasional Prosedur (SOP), dan atau manajemen mutu seperti; ISO, OHSAS, SNI atau standar manajemen mutu lainnya yang menjelaskan tentang proses organisasi dalam suatu bidang tertentu untuk dijadikan acuan dalam menjalankan operasional organisasi atau perusahaan. Menurut Wikipedia Management By Process (MBP) atau Manajemen Proses adalah rangkaian aktivitas perencanaan dan pengawasan kinerja suatu proses, terutama proses bisnis. Manajemen proses mengaplikasikan pengetahuan, keterampilan, peralatan, teknik, serta sistem untuk mendefinisikan, memvisualisasikan, mengukur, mengontrol, melaporkan, dan memperbaiki proses dengan tujuan untuk meningkatkan keuntungan atau laba. Sistem manajemen yang beroriantasi kepada pendekatan proses, mensyaratkan adanya sistem prosedur terpadu untuk dapat memastikan mampu telusur, sehingga setiap ketidak sesuaian produk maupun jasa yang dihasilkan dapat ditelusuri penyebabnya.
Sebagai bentuk ukuran keberhasilan dalam mengaplikasikan MBP pada suatu target tertentu yang telah ditetapkan akan tertuang dalam bentuk MBO yang biasa disebut dengan Penilaian Kinerja (Performance Appraisal) yang secara umum ada dua faktor yang mempengaruhi dalam pembuatan Performance Appraisal (PA) yaitu Key Performance Indikator (KPI) dan dengan metode pengukuran menggunakan Balance Scorecard (BSC) yang tergabung dalam Performance Management System (MPS) atau ada tambahan ukuran MBO lainnya seperti Objective Key Result (OKR), untuk OKR sendiri walaupun termasuk dalam MBO tetapi dalam pelaksanaanya sangat menekankan pada proses dan penerapan OKR sangat effektif bagi perusahaan-perusahaan start up.
Dalam jangka panjang, penerapan MBO ini memungkinkan manajemen untuk mengubah pola pikir organisasi menjadi lebih berorientasi pada hasil. Sistem manajemen berbasis pendekatan ini (MBO), menjadikan sasaran atau objective organisasi sebagai tolak ukur keberhasilan kinerja.
Diawal tahun para Praktisi SDM akan disibukkan dengan beberapa aktivitas yang sifatnya stratejik yaitu mereview pencapaian KPI last year dan create KPI tahun berjalan (KPI Setting). Pertanyaannya adalah; Apakah organisasi atau perusahaan anda berada sudah melakukan penilaian kinerja tahun 2020?
Dan bagaimana hasilnya setelah melewati tahun 2020 yang diluar prediksi dengan adanya pandemi COVID 19? Dan apakah telah menetapkan sasaran yang berbentuk KPI dengan measurement tool BSC tahun 2021 ini dengan segala tantangan dan hambatan yang jelas sudah ada dan nyata baik dari kondisi domestik maupun global?
Coba perhatikan kembali KPI yang sudah ada tersebut dengan menganalisa terlebih dahulu dengan menggunakan metode yang paling dikenal dan sederhana yaitu analisis SWOT (Strenghts, Weaknesses, Opportunities, Threats), analisis SWOT sendiri merupakan salah satu langkah awal dalam penentuan pembuatan KPI sehingga KPI Corporate yang dibuat bisa berbanding lurus terhadap langkah strategis, Visi, Misi, Nilai Organisasi dengan menyesuaikan kondisi saat ini sehingga jangan sampai terjadi KPI yang ada menjadi KPI yang terkotak-kotak (silo).
KPI seyogyanya dirancang secara komprehensif dan diturunkan dari perencanaan strategis jangka panjang dan menengah. Dengan demikian, KPI menjadi tools yang selalu terjaga keselarasannya (aligned) terhadap sasaran strategis organisasi, ketika KPI tersebut diturunkan ke tingkat organisasi dibawahnya mulai dari tingkat direksi, divisi, sub-divisi, seksi dan terakhir pada tingkat individu.
Idealnya di setiap organisasi, dibentuk satu unit khusus yang bertanggung jawab untuk mengelola strategi dan kinerja organisasi secara keseluruhan yang sering disebut Office of Strategy Management (OSM) yang tugas utamanya adalah untuk mengupdate peta strategi dan mengelola kinerja organisasi secara keseluruhan, dan didalam OSM ada fungsi yang bertugas sebagai perpanjangan tangan dan aktif mengawasi implementasi KPI sehari-hari yang disebut dengan Performance Management Officer (OPM).
Model Inti Penerapan BSC dengan KPI
Sedangkan BSC, merupakan suatu metode penilaian kinerja perusahaan dengan mempertimbangkan empat perspektif untuk mengukur kinerja perusahaan yaitu perspektif keuangan, perspektif pelanggan, proses internal bisnis, serta proses pembelajaran dan pertumbuhan.
Dari keempat perspektif tersebut dapat dilihat bahwa BSC menekankan perspektif keuangan dan non keuangan. Perbedaan sistem manajemen tradisional dan sistem manajemen strategis BSC, pelaporan pada sistem manajemen tradisional semata-mata digunakan sebagai alat pengendalian, sedangkan pelaporan pada sistem manajemen strategis BSC digunakan sebagai alat strategis.
Kesalahan dalam penerapan penilaian kinerja tidak terjadi hanya di organisasi atau perusahaan yang ada di Indonesia saja tetapi seperti di negara Amerika masih ada juga bias penilaian dalam penilaian kinerja karyawan karena atasan yang memberikan penilaian kinerja yang sifat penilaiannya masih subjektif.
Hal ini pernah di jelaskan pada artikel yang diterbitkan oleh Harvard Business Revies (HBR) yang berjudul “People Don’t Want To Be Compared with Others in Performance Reviews. They Want To Be Compared With Themselves.” Dengan tanpa disadari penilaian yang subjektif sudah menginvestasikan uang pada tempat dan orang yang salah dan ini akan berdampak buruk bagi pribadi, organisasi atau perusahaan secara jangka panjang.
Sehingga review kinerja sebenarnya dianggap tidak pernah ada oleh para pemangku kepentingan dan yang ada hanya ego dan nafsu mereka untuk mendapatkan simpati, pengakuan dari bawahan atau atasan yang sebenarnya tidak tepat sasaran.
Pentingnya keputusan berbasis data sangat menentukan analisa yang akan dibuat untuk rencana strategis organisasi atau perusahaan serta agility leadership dalam menyikapi setiap keadaan sangat berpengaruh terhadap pertumbuhan dan perkembangan bisnis perusahaan, MBO memiliki akhir kata “objective” berarti pemimpin harus menilai secara objective berbasis data dengan menanggalkan asumsi-asumsi dan kepentingan serta pandangan pribadi terhadap seseorang.
Adapun beberapa alasan organisasi atau perusahaan gagal mencapai kinerja yang diinginkan biasanya terjadi karena beberapa faktor seperti; terlalu fokus pada pekerjaan yang kurang penting, terdapat halangan yang mencegah kemajuan kinerja, pekerjaan organisasi atau perusahaan didesain dengan huruf, tidak tahu cara mengukur atau mengevaluasi kinerja, karyawan merasa tidak aman untuk meminta pertolongan, takut melakukan kesalahan, tidak percaya pada penyelia, tidak memiliki pengetahuan atau keahlian untuk melaksanakan tugas, tidak tahu cara melakukan pekerjaan, tidak mengerti tanggung jawab yang dimiliki.
Mereka pikir ada cara yang lain yang lebih baik dalam melakukan pekerjaan, mereka akan disalahkan ketika mereka melakukan kesalahan, menolak untuk menghasilkan pekerjaan yang diinginkan, sudah merasa melakukan tugas dengan baik, memiliki masalah pribadi sehingga mencegah mereka melakukan tugasnya, tidak memperoleh penghargaan atas hasil kerja, diberikan penghargaan karena melakukan aktivitas yang kurang penting, diajak untuk bekerja dalam satu tim, tetapi diberikan penghargaaan perorangan dan mungkin masih banyak lagi kesalahan-kesalahan lain yang tanpa disadari.
Kesalahan-kesalahan ini yang seharusnya tidak terjadi jika memikirkan organisasi atau perusahaan secara jangka panjang dan tanggung jawab ini berada di pundak para Pemimpin untuk mengendalikan organisasi atau perusahaan ke arah yang lebih baik lagi. (*)
